Offboarding-Check: Hat Ihr Ex-Mitarbeiter noch Zugriff?
Der kostenlose Offboarding-Check von arbeitswolke zeigt in 7 Fragen, wo ehemalige Mitarbeitende noch Zugriff auf Konten, Geräte oder Daten haben könnten, und liefert eine Offboarding-Checkliste zum Ausdrucken.Stand: Oktober 2026
7 Fragen zeigen, wo bei Ihnen nach einem Austritt Türen offen stehen. Danach: Ihre Offboarding-Checkliste zum Ausdrucken.
Ihr Ex-Mitarbeiter hat noch Zugriff. Wissen Sie, auf was?
Postfach, Cloud-Ordner, Online-Banking, Social-Media-Konten, der Shop, das Kundenportal … In vielen kleinen Firmen weiß das niemand genau.
Postfach übergeben: Weiterleitung und Vertretung richtig einrichten
IT-Offboarding: Warum der letzte Arbeitstag ein Sicherheitsthema ist
Wenn jemand die Firma verlässt, denken die meisten an Zeugnis, Resturlaub und Abschiedsessen. Die IT kommt oft zu kurz. Dabei hat jeder Mitarbeitende über die Jahre Zugänge gesammelt: zu E-Mail und Cloud-Ordnern, aber auch zu Tools, von denen die Geschäftsführung gar nichts weiß.
Das eigentliche Problem: Schatten-IT
Schatten-IT sind Programme und Online-Dienste, die Mitarbeitende selbst nutzen, ohne dass sie offiziell eingeführt wurden. Ein Canva-Konto für Social Media, ein Dropbox-Ordner für einen Kunden, ein Zugang zum Lieferantenportal. Das ist meist gut gemeint und praktisch. Beim Austritt wird es zum Risiko: Diese Konten sperrt niemand, weil niemand von ihnen weiß. Und wer sich mit privater E-Mail-Adresse angemeldet hat, behält den Zugang ganz automatisch.
Meist geht es nicht um böse Absicht
Die wenigsten Ex-Mitarbeitenden wollen der Firma schaden. Das Risiko entsteht anders: Ein vergessenes Konto mit altem Passwort wird bei einem Datenleck geknackt. Ein privates Handy mit Firmenmails wird verkauft. Eine automatische Weiterleitung schickt weiter Kundenmails an eine private Adresse. Das ist auch ein Datenschutzproblem, für das Ihre Firma geradesteht.
Austritt Schritt für Schritt
Postfach löschen? Besser nicht sofort
Viele Firmen löschen das Konto am letzten Tag. Das ist gut gemeint, aber oft zu schnell: Mit dem Konto verschwinden auch Mails, Dateien und Kalender – inklusive Absprachen mit Kunden. Besser ist es, das Konto sofort zu sperren, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten, Daten an den Nachfolger zu übergeben und erst dann zu löschen. In Google Workspace und Microsoft 365 gibt es dafür eingebaute Wege, zum Beispiel die Übertragung der Dateien an einen anderen Nutzer.
So wird Offboarding zur Routine
- Eine Checkliste für jeden Austritt – die Vorlage oben können Sie direkt ausdrucken.
- Eine Person ist verantwortlich, mit Vertretung. Nicht „die IT“, sondern ein Name.
- Ein Passwort-Manager zeigt, welche gemeinsamen Zugänge jemand kannte. Genau diese Passwörter ändern Sie nach dem Austritt.
- Eine Liste aller Tools, die Ihre Firma nutzt, mit den jeweiligen Nutzern. Einmal anlegen, bei jedem Ein- und Austritt pflegen.
- Zentrale Anmeldung: Wo möglich, melden sich Mitarbeitende bei externen Tools mit ihrem Google- oder Microsoft-Konto an („Mit Google anmelden“). Sperren Sie dieses Konto, sind alle verbundenen Tools mit zu.
Und bei einer Trennung im Streit?
Dann zählt jede Stunde. Sperren Sie die Zugänge zeitgleich mit dem Gespräch – nicht danach. Dazu braucht es Vorbereitung: Wer hat Admin-Rechte, welche Konten gibt es, wer ändert welche Passwörter? Mit einer gepflegten Liste dauert das wenige Minuten. Ohne Liste oft Tage.
Hinweis: Diese Seite gibt technische Orientierung. Für arbeitsrechtliche Fragen (z. B. Zugriff auf Postfächer mit privaten Mails) sprechen Sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung.