GoBD E-Mail-Archivierung: geteilte Postfächer in Microsoft 365
Bei der GoBD-E-Mail-Archivierung stolpern viele über geteilte Postfächer: Ohne die passende Lizenz lassen sie sich nicht dauerhaft aufbewahren. Für ein Dienstleistungsunternehmen haben wir das gelöst und Microsoft 365 dabei von Grund auf abgesichert.
Die Ausgangslage
Mit dem Wechsel zu Microsoft 365 sollte nicht nur der Arbeitsplatz umziehen. Das Unternehmen wollte klare Regeln von Tag eins – und die Mails seiner geteilten Postfächer so aufbewahren, wie es die GoBD verlangen.
- Belege in geteilten PostfächernÜber geteilte Postfächer wie info@ und rechnung@ laufen Mails, die aufbewahrt werden müssen.
- Unübersichtliche LizenzenWelche Microsoft-Lizenz die dauerhafte Aufbewahrung bei geteilten Postfächern überhaupt erlaubt, ist alles andere als offensichtlich.
- Mehrere DomainsMails an nicht vorhandene Adressen sollten trotzdem ankommen – eine Sammeladresse (Catch-all) sieht Microsoft so aber nicht vor.
So sind wir vorgegangen
Wir haben Microsoft 365 nach festen Standards abgesichert und die Archivierung sauber gelöst.
- Sichere GrundeinstellungenMehr-Faktor-Anmeldung für Admins, eingeschränkte Gastrechte, keine anonymen Freigabelinks, keine automatische Weiterleitung nach außen und verschärfter Schutz gegen Phishing.
- Rollen- und RechtekonzeptGemeinsam mit dem Kunden erarbeitet und ausgerollt: Wer darf was in Postfächern, Teams und SharePoint.
- GoBD-ArchivierungNach einer Lizenz-Recherche bekamen die beiden geteilten Postfächer eine passende Lizenz mit Archiv. Die Aufbewahrung wurde aktiviert, eine überflüssige Lizenz gekündigt.
- Catch-all nachgebautFür die Domains haben wir eine Ersatzlösung eingerichtet, die Mails an unbekannte Adressen auffängt.
Das Ergebnis für den Kunden
- Mails sicher aufbewahrtDie geteilten Postfächer werden dauerhaft archiviert – auch was im Alltag gelöscht wird, bleibt erhalten.
- Klare Rechte für NeueNeue Mitarbeiter bekommen ihre Berechtigungen nach dem abgestimmten Konzept statt nach Gefühl.
- Vom Kunden getestetDie Catch-all-Lösung hat der Kunde selbst geprüft: Sie funktioniert.
Das haben wir in diesem Projekt eingesetzt
Microsoft 365 Einrichtung
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