Google Drive Metadaten per API: erst testen, dann bauen
Dateien in Google Drive können eigene Metadaten tragen – aber reicht das für eine Anbindung ans CRM? Für ein Unternehmen haben wir das vor dem eigentlichen Projekt in einem Machbarkeitstest geprüft.
Die Ausgangslage
Das Unternehmen erhält Bestandsdaten als strukturierte Datei, darin auch PDF-Dokumente. Diese sollten in Google Drive liegen, dort Zusatzinformationen tragen und sich mit dem CRM verknüpfen lassen.
- Metadaten per SchnittstelleZu jeder Datei sollten Merkmale gespeichert werden, die sich per API abfragen lassen.
- ZwischenparkenDokumente ohne passenden Datensatz im CRM sollten sich per API verschieben lassen, ohne dass die Merkmale verloren gehen.
- Erst prüfen, dann bauenVor einer vollständigen Umsetzung sollte ein Machbarkeitstest zeigen, ob der Weg trägt.
So sind wir vorgegangen
Statt eines Umwegs über einen zusätzlichen Cloud-Speicher haben wir die eingebauten Möglichkeiten von Google Drive genutzt.
- Merkmale direkt in DriveWir haben vorgeschlagen, die eingebauten benutzerdefinierten Eigenschaften der Drive-API zu nutzen. So bleiben die PDFs auch über die bestehende CRM-Anbindung erreichbar.
- Testumgebung nachgebautDie Struktur des Kunden haben wir in einer eigenen Testumgebung nachgebildet, mit einer Beispieldatei des Kunden.
- Ablauf getestetDokument aus der Datei lösen, in Drive ablegen, Merkmale setzen, Datei-ID zurückgeben – danach Abruf und Verschieben, auch in geteilten Ablagen.
- Bericht und VideoErkenntnisse, Grenzen und nächste Schritte in einem Abschlussbericht mit Erklärvideo, übergeben im gemeinsamen Call.
Das Ergebnis für den Kunden
Der Test hat so funktioniert wie erwartet.
- Machbarkeit bestätigtDie Merkmale bleiben beim Verschieben erhalten und lassen sich per API abrufen. Bis zu 30 Felder je Datei reichen für den Bedarf deutlich aus.
- Grenzen vorher bekanntWird eine Datei heruntergeladen und neu hochgeladen, gehen die Merkmale verloren. Das weiß der Kunde jetzt vor dem Bau, nicht danach.
- Folgeprojekt beauftragtAuf Basis des Berichts geht es jetzt in die Umsetzung.
Das haben wir in diesem Projekt eingesetzt
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