Google Workspace Lizenzen reduzieren: über 40 % eingespart
Ungenutzte Konten kosten jeden Monat Geld. Wer Google-Workspace-Lizenzen reduzieren will, muss aber wissen, welche Konten wirklich weg können. Bei einem Handelsunternehmen hat unsere Gap-Analyse fast jede zweite Lizenz überflüssig gemacht und die Anmeldung abgesichert.
Die Ausgangslage
In die IT war lange wenig investiert worden. Im Google Workspace hatten sich über die Jahre Konten angesammelt, die niemand mehr nutzte – bezahlt wurden sie trotzdem.
- Ungenutzte LizenzenDeutlich mehr aktive Lizenzen als tatsächliche Nutzer, vorausbezahlt im Jahresvertrag.
- Lücken bei der AnmeldungDie Zwei-Faktor-Anmeldung war nicht verpflichtend, unsichere Anmeldewege für ältere Apps standen noch offen.
- AltlastenEine längst nicht mehr genutzte Zweitdomain hing noch im Workspace.
So sind wir vorgegangen
Wir haben mit einer Bestandsaufnahme vor Ort begonnen und die Gap-Analyse danach Schritt für Schritt umgesetzt.
- Lizenzen bereinigtKonten ehemaliger Nutzer archiviert, Weiterleitungen für ihre Adressen eingerichtet, Lizenzen entzogen und die Verlängerung auf die neue Zahl umgestellt.
- Zwei-Faktor für alleErst eine Anleitung fürs Team, dann die Zwei-Faktor-Anmeldung für alle verpflichtend gemacht und unsichere Apps blockiert.
- AufgeräumtDie ungenutzte Zweitdomain ohne Nutzer und ohne Mailverkehr aus dem Workspace entfernt.
- Aufbewahrung in eigener HandEine eigene Admin-Rolle für Google Vault angelegt und die zuständige Person in die Suche und Aufbewahrung eingeführt.
Das Ergebnis für den Kunden
- Über 40 % weniger LizenzenFast jede zweite Lizenz fällt weg. Die Ersparnis greift mit der nächsten Jahresverlängerung.
- Sichere AnmeldungAlle Konten sind mit Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt, unsichere Apps haben keinen Zugang mehr.
- Adressen bleiben erreichbarMails an die Adressen ausgeschiedener Nutzer kommen per Weiterleitung weiter an.
Das haben wir in diesem Projekt eingesetzt
Google Workspace Sicherheitscheck (Gap-Analyse)
Unsere Gap-Analyse: Wer hat worauf Zugriff, ist die Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv, wo stehen Freigaben offen? Prüfung mit klarem Bericht, Lücken schließen inklusive.
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Neue Leute anlegen, Ausscheidende sauber abmelden, Sicherheit, Lizenzen und Backup im Blick: laufende Betreuung mit festem Ansprechpartner.
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