Google Gruppen statt geteiltem Passwort fürs info@-Postfach
Ein Passwort für das gemeinsame Postfach, das das halbe Team kennt – das ist bequem und gefährlich. Mit Google Gruppen arbeitet jeder mit dem eigenen Konto im info@-Postfach. So haben wir es bei einem kleinen Unternehmen umgesetzt.
Die Ausgangslage
Ein kleines Unternehmen mit einer Handvoll Mitarbeitern. Anfragen an die allgemeine Adresse (info@) bearbeiteten mehrere Personen – über ein gemeinsames Passwort.
- Ein Passwort für vieleDas Passwort des gemeinsamen Postfachs wurde im Team weitergegeben.
- Kein ÜberblickWer eine Nachricht gelesen, beantwortet oder gelöscht hatte, war nicht nachvollziehbar.
- Risiko beim AustrittWer das Unternehmen verließ, kannte das Passwort weiter – bis es jemand änderte und allen neu mitteilte.
So sind wir vorgegangen
Wir haben das gemeinsame Postfach durch eine Google-Gruppe mit klaren Rollen ersetzt.
- Google-Gruppe statt PasswortNachrichten an info@ landen in einer Google-Gruppe. Jeder greift mit dem eigenen Konto darauf zu.
- Rollen statt WeitergabeWer lesen, antworten oder verwalten darf, ist über Rollen geregelt – nicht über ein geteiltes Kennwort.
- Kurz eingewiesenEine kurze Schulung zeigte dem Team, wie das Arbeiten mit der Gruppe im Alltag funktioniert.
Das Ergebnis für den Kunden
- Kein geteiltes Passwort mehrJeder meldet sich mit dem eigenen Konto und Zwei-Faktor-Anmeldung an.
- NachvollziehbarAntworten laufen unter dem eigenen Namen, Zuständigkeiten sind klar.
- Austritte ohne AufwandWer geht, wird aus der Gruppe entfernt – fertig.
Das haben wir in diesem Projekt eingesetzt
Google Workspace Einrichtung
Domain, Nutzer, Gmail, Drive und Sicherheit: so eingerichtet, dass Ihr Team vom ersten Tag an sauber arbeitet – oder Ihr bestehendes Konto aufgeräumt.
Mehr erfahren →Google Workspace Sicherheitscheck (Gap-Analyse)
Unsere Gap-Analyse: Wer hat worauf Zugriff, ist die Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv, wo stehen Freigaben offen? Prüfung mit klarem Bericht, Lücken schließen inklusive.
Mehr erfahren →Google Workspace Migration
Von IONOS, Strato, Exchange oder Microsoft 365 zu Google: E-Mails und Dateien vollständig umgezogen – ohne Ausfall.
Mehr erfahren →Ähnliche Ausgangslage? Schreiben Sie uns
Schildern Sie kurz, wie es bei Ihnen aussieht. Wir sagen Ihnen, wie wir vorgehen würden – ehrlich und ohne Verkaufsgespräch.
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