Schatten-IT: dreimal so viele Konten wie Mitarbeiter
Schatten-IT entsteht leise: Jemand legt schnell ein Konto mit der Firmenadresse an, dann der Nächste. Bei diesem Unternehmen liefen am Ende dreimal so viele Konten wie es Mitarbeiter gab – bis wir aufgeräumt haben.
Die Ausgangslage
Ein wachsendes Dienstleistungsunternehmen. Über die Jahre hatten Mitarbeiter immer wieder eigene Google-Konten mit der Firmenadresse angelegt – an der IT vorbei.
- Konten ohne VerwaltungUnter der offiziellen Firmendomain liefen dreimal so viele Konten, wie es Mitarbeiter gab – ohne zentrale Verwaltung.
- Keine KontrolleDatenflüsse, Zugriffsrechte und Sicherheitsstandards ließen sich weder steuern noch überwachen.
- Risiko beim AustrittKonten ausscheidender Mitarbeiter ließen sich nicht zentral sperren – Kundendaten waren gefährdet.
- Einzelkonten mit FirmenwertSogar ein Firmen-Videokanal hing am Konto einer einzelnen Person.
So sind wir vorgegangen
Wir haben die Schatten-Konten aufgespürt und Schritt für Schritt in ein zentral verwaltetes Google Workspace übernommen.
- BestandsaufnahmeAlle Konten unter der Firmendomain identifiziert und dem tatsächlichen Team gegenübergestellt.
- Übernehmen statt löschenDie Konten wurden in die Organisationsstruktur übernommen – mit allen Daten, ohne dass jemand von vorn anfangen musste.
- Zwei-Faktor-Anmeldung für alleVerpflichtende Zwei-Faktor-Anmeldung, mit einer Übergangsregelung, damit sich bei der Umstellung niemand aussperrt.
- Firmenwerte gesichertDer Videokanal wurde sicher aus dem Einzelkonto in die Firmenstruktur übernommen.
Das Ergebnis für den Kunden
- Schatten-IT aufgelöstJedes Konto ist bekannt, verwaltet und einer Person oder Aufgabe zugeordnet.
- Austritte ohne RisikoZugänge ausscheidender Mitarbeiter werden mit einem Klick gesperrt, Daten werden archiviert.
- Geschützte KontenDie flächendeckende Zwei-Faktor-Anmeldung schützt die Daten des Unternehmens und seiner Kunden.
Das haben wir in diesem Projekt eingesetzt
Google Workspace Sicherheitscheck (Gap-Analyse)
Unsere Gap-Analyse: Wer hat worauf Zugriff, ist die Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv, wo stehen Freigaben offen? Prüfung mit klarem Bericht, Lücken schließen inklusive.
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