SharePoint-Migration: vom privaten OneDrive zur Firmenablage
Die wichtigsten Firmendaten lagen im privaten OneDrive des Geschäftsführers – bei rund 30 Mitarbeitern ein Dauerproblem. Mit einer geplanten SharePoint-Migration und dem Umzug aller Postfächer nach Exchange Online gehören die Daten jetzt wieder der Firma.
Die Ausgangslage
Ein international tätiges Softwareunternehmen mit rund 30 Mitarbeitern in starkem Wachstum. Die gewachsene IT hielt mit Teamgröße und Vorgaben nicht mehr Schritt.
- Pragmatischer StartDie zentrale Ablage lag auf einem privaten OneDrive-Konto der Geschäftsführung, Dateien und Rechte wurden spontan einzeln vergeben.
- UnübersichtlichMit jedem neuen Mitarbeiter wuchs das Geflecht aus geteilten Ordnern und verschiedenen Konten.
- Ein- und AustritteGerade beim Einarbeiten und beim Ausscheiden von Mitarbeitern wurde die Verwaltung zum Zeitfresser.
So sind wir vorgegangen
Wir haben den Kunden beim vollständigen Wechsel in Microsoft 365 begleitet.
- Daten zentralisiertUmzug von ca. 125 GB aus dem privaten OneDrive in eine sauber strukturierte SharePoint-Umgebung.
- E-Mail-UmzugReibungsloser Umzug von 32 Postfächern aus Google Workspace zu Exchange Online.
- Struktur vor TechnikVor dem Umzug haben wir gemeinsam ein Berechtigungskonzept nach Abteilungen (z. B. Gründer, Finanzen, Personal) erarbeitet, damit kein neuer Wildwuchs entsteht.
- Begleitung der NutzerMit eigenen Anleitungsvideos und Checklisten konnten alle Mitarbeiter vom ersten Tag an sicher in der neuen Umgebung arbeiten.
Das Ergebnis für den Kunden
Der Kunde verfügt heute über eine zentrale, sichere und skalierbare IT-Struktur.
- Einarbeitung per KnopfdruckNeue Mitarbeiter erhalten sofort Zugriff auf alle Unterlagen ihrer Abteilung – ohne manuelles Ordner-Teilen.
- KontrolleDie Firmendaten liegen wieder beim Unternehmen, nicht mehr in privaten Konten.
- Weniger SuchenDie klare SharePoint-Struktur ersetzt das Suchen in verschiedenen geteilten Ablagen.
- Bereit für WachstumDie Umgebung wächst mit weiteren Mitarbeitern mit.
Das haben wir in diesem Projekt eingesetzt
Microsoft 365 Migration
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