Fallstudie
Kreativagentur
In dieser Fallstudie erfahren Sie, wie ein agiles 10-köpfiges Team den komplexen Prozess einer strategischen Abteilungsausgliederung nutzte, um veraltete Strukturen abzustreifen und mit einer modernen, autarken IT-Infrastruktur vollkommen neu durchzustarten.
Das Problem
Fokus auf den Carve-out
Durch den Carve-out stand das Unternehmen vor der massiven Herausforderung, historische Datenbestände aus unterschiedlichen, zersplitterten Systemen in einem neuen Tenant zu konsolidieren.
Fragmentierte Datenlandschaft (Cross-Platform-Clash)
Das Unternehmen startete mit einer „geteilten Identität“: Die geschäftskritische Kommunikation war in Microsoft 365 isoliert, während das kollektive Wissen und die Projektdaten in einem separaten Google Workspace-Tenant lagen. Diese Zersplitterung verhinderte einen effizienten Workflow und machte eine komplexe Konsolidierung beider Welten unumgänglich.
Der "Carve-out"-Zeitdruck
Eine Abspaltung wartet nicht. Die Herausforderung bestand darin, die historische Datenhistorie aus den Quellsystemen des Mutterkonzerns sauber zu trennen, ohne den laufenden Betrieb der 10 Mitarbeiter zu gefährden. Jede Verzögerung bei der Migration der E-Mails und Dateien hätte den operativen Start in die Selbstständigkeit direkt blockiert.
Die Provisioning-Falle: Speicher-Engpass trotz Lizenzierung
Das größte unvorhergesehene Hindernis war technischer Natur: Google stellte trotz gebuchter Kapazitäten für 2 TB Daten initial nur 1 TB Speicherplatz im Ziel-Tenant bereit. Diese einwöchige Verzögerung im automatischen Provisioning führte zu einem kritischen Flaschenhals, der die automatisierte Drive-Migration mitten im Prozess zum Stillstand brachte.
Unsere Lösung
Strukturierte Transformation: In vier Schritten zum Cloud-Native-Setup
Zuerst wurde der Google-Workspace-Tenant nach Best Practices für agile Arbeitsabläufe eingerichtet. Anschließend erfolgte der vollständige Umzug aller E-Mails, Termine und Ordnerstrukturen von Exchange. Zeitgleich wurden sämtliche Daten sicher von OneDrive in die neue Google-Drive-Struktur migriert. Dank einer Hintergrund-Synchronisation blieb der laufende Betrieb während des gesamten Prozesses ungestört. Der finale Cut-over erfolgte präzise und für die Kunden absolut geräuschlos.
Modernes Fundament & Security-First
Wir legten den Grundstein durch eine Best-Practice-Einrichtung der Google Workspace-Instanz. Um eine reibungslose Kommunikation sicherzustellen, implementierten wir von Tag eins an strikte E-Mail-Authentifizierungen (SPF, DKIM und DMARC).
Intelligente Daten-Konsolidierung
Wir orchestrierten den Umzug der E-Mail-Historie aus Microsoft 365 unter vollständiger Beibehaltung der gewohnten Ordnerstrukturen. Parallel dazu wurde die hochkomplexe Drive-to-Drive-Migration präzise geplant und gesteuert.
Krisenmanagement durch agiles Vendor-Management
Um die kritische Speicher-Limitierung seitens Google ohne Stillstand zu meistern, implementierten wir einen effizienten Workaround: Die 2 TB Daten wurden im Quell-Workspace gesichert und für die neuen Konten nahtlos freigegeben. Während unser Team die Eskalation mit dem Google-Support steuerte, konnte der Kunde ohne eine Minute Produktivitätsverlust arbeiten.
Governance nach Maß
Sicherheit durch Struktur – wir entwickelten ein individuelles Rollen- und Rechtekonzept, das konsequent auf dem „Least Privilege“-Prinzip basiert und so die internen Compliance-Anforderungen erfüllt.
Lückenlose Datensicherung
Für die langfristige Sicherheit implementierten wir ein Managed Backup für alle Google Workspace-Dienste. Inklusive proaktiver Überwachung und regelmäßigen Wiederherstellungstests, um die Datenverfügbarkeit jederzeit zu garantieren.
Die Vorteile/Ergebnisse für den Kunden
Maximale Sicherheit und Effizienz: Die neue IT-Infrastruktur im Fokus
Der technisch anspruchsvolle Carve-out wurde ohne Ausfallzeiten erfolgreich umgesetzt und die Anwender durch gezielte Trainings optimal auf die neue Arbeitswelt vorbereitet. Das Ergebnis ist ein hochsicheres, skalierbares System, das dank automatisierter Backups und moderner Orchestrierung maximale Ausfallsicherheit bietet.
Nahtloser Carve-out & Business Continuity
Trotz technischer Restriktionen seitens des Cloud-Providers wurde das Projekt ohne jegliche Downtime realisiert, sodass der Kunde ohne Arbeitsunterbrechung produktiv bleiben konnte.
User Enablement & Moderne Kollaboration
Durch interaktive Video-Schulungen wurden Berührungsängste abgebaut und alle 10 Anwender befähigt, die neuen, effizienten Workflows der Plattform sicher zu nutzen.
Hochsichere & Skalierbare Infrastruktur
Die neue Umgebung ist durch automatisierte Backups vollständig gegen Datenverlust abgesichert und bietet eine skalierbare, professionell orchestrierte Basis für zukünftiges Wachstum.
Individuelle Cloud- & Software-Beratung für Agenturen
In wenigen Schritten zur optimalen IT-Lösung:
1. Formular ausfüllen – Ihre Problemstellung in wenigen Sekunden übermitteln
2. Unverbindliches Erstgespräch – Wir besprechen Ihre Herausforderungen
3. Individuellen Lösungsweg definieren – Passend zu Ihren Bedürfnissen
4. Lösung umsetzen – Durch uns oder mit unserer Unterstützung selbst durchführen