Fallstudie

Malermeister-Betrieb

Vom Zettelchaos zur Cloud-Struktur – Wie ein Malermeisterbetrieb durch M365 und Prozessautomatisierung skalierbar wurde.

Das Problem

Mangelnde Prozess-Standards

Ohne definierte Abläufe (z. B. beim Onboarding) hingen Routineaufgaben vom Zufall ab, was die Fehleranfälligkeit massiv erhöhte.

Kommunikations-Blackholes

E-Mails wurden nicht bearbeitet oder gingen unter, da es keine klaren Zuweisungen gab („Wer hat den Kunden zurückgerufen?“).

Schatten-IT & Datensilos

Nutzung von KeePass (lokale/umständliche Synchronisation) erschwerte den sicheren Zugriff auf gemeinsame Zugangsdaten im Team.

Fehlende Standards

Keine definierten Abläufe bei wiederkehrenden Aufgaben (z.B. Einstellung neuer Mitarbeiter).

Unsere Lösung

Ganzheitliche Sanierung

Aufbau einer rechtssicheren und skalierbaren IT-Infrastruktur.

Infrastruktur & Collaboration

Einführung von Microsoft 365 (Exchange Online, Teams, SharePoint) als zentraler Hub für den Innendienst zur Beseitigung des E-Mail-Chaos.

Strukturierung der Kommunikation und Dateiablage.

Identity & Access Management

Ablösung von KeePass durch 1Password.

Einrichtung von „Shared Vaults“ (geteilten Tresoren), damit der Innendienst sicher und ortsunabhängig auf Lieferanten- und Software-Zugänge zugreifen kann, ohne Passwort-Dateien hin- und herschicken zu müssen.

Applikations-Integration

Anbindung der spezialisierten Branchensoftware und Projektmanagement via Trello an die neue M365-Umgebung.

Prozessautomatisierung

Nutzung von Microsoft Power Automate zur Standardisierung des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses. Dies stellt sicher, dass neue Kollegen vom ersten Tag an alle Zugänge und Infos haben, ohne dass der Chef manuell eingreifen muss.

Change Management & Consulting

Problem: Die gewerbliche Belegschaft (Maler auf der Baustelle) zeigte Widerstand gegen die Einführung der M365-Tools.

Lösung: Pragmatische Trennung der User-Gruppen. Fokus der M365-Nutzung auf den Innendienst/Büro, um die Effizienz dort zu steigern, ohne die Handwerker mit unnötiger IT-Administration zu belasten. Die Baustelle bleibt bei vereinfachten Kanälen.

      AUSGEZEICHNET  
   Basierend auf 26 Bewertungen 
    
 
 
 
   
 
 
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   Katharina Wiedemann 
 
 
 
 Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist. Mega kompetent! Ein Anruf, eine Nachricht auf dem AB hinterlassen und prompt kam der Rückruf. Via Teams ging dann alles ganz schnell. Tausend Dank für deine Hilfe, Zino :)
  
 
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   Steven Nicolosi 
 
 
 
 Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist. Super Support! Vielen Dank für den Top IT Service. Viele Grüße
  
 
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   Patrick Kwiatkowski 
 
 
 
 Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist. Die Zusammenarbeit mit der arbeitswolke GmbH war ein voller Erfolg. Alles, was ich mir gewünscht habe, wurde schnell und einfach umgesetzt. Ich freue mich auf viele weitere Jahre der Unterstützung und des Wachstums. Vielen Dank! :)
  
 
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   Carlo Müller 
 
 
 
 Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist. Leider kann ich nicht mehr als 5 Sterne vergeben. Wir sind ein Startup was im Rahmen des Wachstums Hilfe beim Umstieg von Consumersoftware-Lösungen auf Google Workspace benötigt hat. Das Team von Arbeitswolke ist super hilfsbereit, mega nett und alles läuft in enger Absprache zu fairen Preisen. Gerade beim IT-Thema wo es um sensible Daten etc. geht haben die Jungs (und Mädels) fetten Trust bei uns erzeugt. Macht weiter so! :-)
  
 
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   Julia Kroeber-Riel 
 
 
 
 Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist. Wir sind sehr zufrieden mit der Arbeit, dem Engagement und der Zuverlässigkeit bei unserem Umzug von MS auf Google Workspace.
  
 
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   Daniel Stade 
 
 
 
 Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist. Zuverlässig und kompetent
  
 
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   Jay Krämer-Jones 
 
 
 
 Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist. Sehr professionelle und zuverlässige Zusammenarbeit. Die Migration unserer E-Mail-Infrastruktur sowie die Einrichtung von Google Workspace wurden strukturiert und termingerecht umgesetzt. Rückfragen wurden schnell beantwortet und auch bei komplexeren Themen wurde lösungsorientiert gearbeitet. Insgesamt ein kompetenter Partner, mit dem wir gerne wieder zusammenarbeiten würden.
  
 
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   Steven Butt 
 
 
 
 Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist. vollste Zufriedenheit
  
 
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   Thomas Liebau - Online-Marketing e5 media 
 
 
 
 Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist. Das Team der e5 media - wir bieten Online-Marketing (SEA, SEO u.a.), Webdesign und Shop-Lösungen an - war sehr zufrieden mit dem arbeitswolke-Audit. Zino war ein kompetenter, freundlicher und strukturiert vorgehender Ansprechpartner. Herzlichen Dank für eure Unterstützung!🔥