Fallstudie
Adrian Migura Malermeisterbetrieb
Vom Zettelchaos zur Cloud-Struktur – Wie ein Malermeisterbetrieb durch M365 und Prozessautomatisierung skalierbar wurde.
Das Problem
Mangelnde Prozess-Standards
Ohne definierte Abläufe (z. B. beim Onboarding) hingen Routineaufgaben vom Zufall ab, was die Fehleranfälligkeit massiv erhöhte.
Kommunikations-Blackholes
E-Mails wurden nicht bearbeitet oder gingen unter, da es keine klaren Zuweisungen gab („Wer hat den Kunden zurückgerufen?“).
Schatten-IT & Datensilos
Nutzung von KeePass (lokale/umständliche Synchronisation) erschwerte den sicheren Zugriff auf gemeinsame Zugangsdaten im Team.
Fehlende Standards
Keine definierten Abläufe bei wiederkehrenden Aufgaben (z.B. Einstellung neuer Mitarbeiter).
Unsere Lösung
Ganzheitliche Sanierung
Aufbau einer rechtssicheren und skalierbaren IT-Infrastruktur.
Infrastruktur & Collaboration
Einführung von Microsoft 365 (Exchange Online, Teams, SharePoint) als zentraler Hub für den Innendienst zur Beseitigung des E-Mail-Chaos.
Strukturierung der Kommunikation und Dateiablage.
Identity & Access Management
Ablösung von KeePass durch 1Password.
Einrichtung von „Shared Vaults“ (geteilten Tresoren), damit der Innendienst sicher und ortsunabhängig auf Lieferanten- und Software-Zugänge zugreifen kann, ohne Passwort-Dateien hin- und herschicken zu müssen.
Applikations-Integration
Anbindung der spezialisierten Branchensoftware und Projektmanagement via Trello an die neue M365-Umgebung.
Prozessautomatisierung
Nutzung von Microsoft Power Automate zur Standardisierung des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses. Dies stellt sicher, dass neue Kollegen vom ersten Tag an alle Zugänge und Infos haben, ohne dass der Chef manuell eingreifen muss.
Change Management & Consulting
Problem: Die gewerbliche Belegschaft (Maler auf der Baustelle) zeigte Widerstand gegen die Einführung der M365-Tools.
Lösung: Pragmatische Trennung der User-Gruppen. Fokus der M365-Nutzung auf den Innendienst/Büro, um die Effizienz dort zu steigern, ohne die Handwerker mit unnötiger IT-Administration zu belasten. Die Baustelle bleibt bei vereinfachten Kanälen.
Individuelle Cloud- & Software-Beratung für Maklerbüros
In wenigen Schritten zur optimalen IT-Lösung:
1. Formular ausfüllen – Ihre Problemstellung in wenigen Sekunden übermitteln
2. Unverbindliches Erstgespräch – Wir besprechen Ihre Herausforderungen
3. Individuellen Lösungsweg definieren – Passend zu Ihren Bedürfnissen
4. Lösung umsetzen – Durch uns oder mit unserer Unterstützung selbst durchführen